Cara Membuat Absensi Online dengan Mudah

Februari 22, 2021

Bekerja dari rumah atau WFH (work from home) kini menjadi tren baru di kalangan masyarakat. Baik perusahaan maupun instansi pemerintah mau tidak mau harus mulai menerapkan cara kerja seperti ini. Ingin tetap mengawasi karyawan, Anda bisa mengikuti cara membuat absensi online. 

Cara Membuat Absensi Online dengan Mudah
source: https://kissflow.com/

Manfaat Menggunakan Absensi Online

Keterbatasan jarak sehingga tidak bisa mengawasi karyawan secara langsung menjadi salah satu kendala work from home. Namun, Anda tidak perlu khawatir lagi karena saat ini ada absensi online yang bisa digunakan untuk membantu pengawasan karyawan. Apa saja manfaatnya?

1. Memudahkan rekapitulasi data

Selain bisa membantu perusahaan atau instansi pemerintah untuk melakukan kontrol kepada karyawannya yang bekerja dari rumah, absensi online juga sangat berguna untuk membantu memudahkan rekapitulasi data. Karena data kehadiran karyawan akan diinput lebih cepat dan akurat.

Rekapitulasi data absen tersebut nantinya digunakan untuk data penghitungan gaji. Dengan menggunakan absensi online, Anda bisa lebih cepat menghitung gaji karyawan dengan sistem yang lebih cepat, tepat, dan akurat. Anda pun tidak perlu lagi memindahkan data manual ke komputer. 

2. Dapat Memantau Secara Real Time

Meskipun karyawan bekerja di rumah, Anda masih bisa memantau mereka secara real time melalui absensi online. Bagian personalia yang khusus menangani karyawan bisa dengan mudah memantau kehadiran dan katerlambatan karyawannya kapanpun dan dimanapun. 

Selama ada koneksi internet maka absensi online ini akan sangat memudahkan semua pihak yang berkaitan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Apalagi data absensi tersebut akan disinkronasikan dengan sistem cloud yang dapat tersimpan secara otomatis. 

3. Lebih hemat

Pada umumnya, perusahaan memang masih menggunakan fingerprint sebagai alat untuk mengabsen karyawan. Untuk menggunakan alat ini perusahaan harus menyiapkan budget khusus dalam pengadaan perangkat absensi karyawan. 

Dengan adanya sistem absensi online, perusahaan dapat lebih menghemat anggarannya karena tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk membeli peralatan absensi. Perusahaan juga tidak perlu menyiapkan dana cadangan untuk pemeliharaan dan perbaikan jika sewaktu-waktu rusak. 

4. Penghitungan lebih akurat

Menggunakan absensi secara online artinya perangkat smartphone milik karyawan harus dihubungkan dengan perangkat yang ada melalui jaringan internet. Sehingga memungkinkan sinkronisasi waktu yang akurat pada setiap perangkat smartphone yang terhubung. 

Artinya apa yang ditampilkan pada smartphone karyawan akan sama persis dengan perangkat laptop atau komputer yang terhubung. Sistem pencatatan absensi pun menjadi lebih akurat dan cepat. Sehingga absensi online dapat digunakan untuk keperluan pencatatan gaji atau penilaian kinerja. 

5. Meningkatkan kinerja karyawan

Baik untuk karyawan itu sendiri maupun bagian personalia yang mengurusi karyawan, sistem absensi online akan sangat membantu mereka untuk meningkatkan kinerjanya. Bagian personalia dapat dengan lebih mudah mencatat dan menghitung gaji secara akurat dengan cepat. 

Sedangkan karyawan juga dapat lebih menghemat waktu karena mereka tidak harus datang ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaannya atau hanya untuk absen saat ada tugas ke luar kota. Hal ini tentu dapat lebih menghemat waktu perjalanan sehingga karyawan bisa lebih produktif lagi. 

Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Form

Google Form merupakan salah satu produk dari Google yang dapat digunakan untuk berbagai manfaat. Seperti menyebar questioner, membuat survey, hingga untuk absensi online. Bagaimana cara membuat absensi online menggunakan Google Form? Berikut ini langkah-langkahnya:

  • Buka browser di komputer atau laptop Anda
  • Ketik drive.google.com pada laman alamat
  • Akan muncul halaman Sign in
  • Masukkan alamat email dan password

Jika sebelumnya sudah pernah Sign in, akan muncul halaman pilihan beberapa akun Google yang pernah dipakai. Lalu:

  • Klik Berikutnya
  • Tampilan akan masuk ke akun drive
  • Buat folder untuk menyimpan file online absensi
  • Tujuannya agar lebih mudah untuk mencari file absensi
  • Klik kanan di sela-sela kumpulan folder
  • Klik Folder Baru
  • Beri nama folder misalnya “Absensi Kantor”
  • Klik Buat dan folder pun berhasil dibuat
  • Klik dua kali pada folder yang telah dibuat

Anda akan masuk ke laman folder penyimpanan file absensi online. Kemudian tempatkan kursor mouse di mana saja (area putih)

  • Klik kanan
  • Klik Lainnya
  • Pilih dan klik Google Formulir
  • Masuk ke halaman awal Google Formulir
  • Isi kolom Formulir tanpa judul
  • Beri judul sesuai kebutuhan, misalnya Absensi PT Maju Jaya
  • Isi kolom pertama pertanyaan dengan Hari/Tanggal
  • Isi kolom di bawahnya dengan nama manajer atau pimpinan
  • Pilih Jawab singkat
  • Klik Wajib diisi
  • Klik tanda plus pada lingkarang di pojok kanan atas
  • Tambahkan kolom pertanyaan
  • Isi kolom pertanyaan baru dengan Nama Karyawan
  • Klik Jawaban singkat
  • Pilih Petak kotak centang
  • Di bawah nama siswa akan muncul Baris dan Kolom
  • Isi nama siswa pada baris 
  • Tambahkan baris hingga jumlah semua karyawan diinput
  • Isi keterangan kehadiran pada kolom
  • Lengkapi dengan pilihan hadir, izin, sakit, dan tanpa keterangan
  • Scroll ke atas untuk kembali ke halaman atas
  • Klik Kirim di bagian pojok kanan atas
  • Pilih Kirim Melalui Email
  • Klik tombol tautan link di sebelah kanan gambar kotak surat
  • Salin link tautan
  • Pilih perpendek link agar tautan tidak terlalu panjang
  • Buka tab baru
  • Ketik gg.gg.
  • Akan muncul tampilan URL Shortner
  • Isi kotak Put your long URL here… dengan menyalin link yang sebelumnya
  • Centang Customize link
  • Isi kotak dengan nama yang mudah diingat, misalnya Absensi_PT_Maju_Jaya
  • Link yang diperpendek pun sudah jadi
  • Salin link tersebut dan sebarkan kepada semua karyawan

Cara Mencoba Link yang Sudah Dibuat

Untuk mengetahui apakah link tersebut sudah bisa digunakan atau tidak, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  • Buka browser di komputer atau laptop Anda
  • Copy paste link yang sudah dibuat
  • Isi tanggal dan nama pimpinan atau atasan
  • Isi data kehadiran dengan mencentang keterangan kehadiran
  • Klik Kirim setelah melakukan absensi
  • Buka kembali Google Drive untuk mengecek hasil inputan
  • Klik folder 
  • Buka file absensi online yang telah dibuat
  • Klik tombol excel/spreadsheet di bagian kanan atas
  • Akan muncul rekap absensi dalam bentuk file excel

Dalam menggunakan Google Form sebagai alat absensi online, Anda dapat mengubah dan menyesuaikan form pertanyaan sesuai dengan kebutuhan. Cara membuat absensi online di atas bisa dibilang sangat mudah dan bisa Anda coba. 

Agar lebih cepat dan mudah, gunakan absensi mobile secara online dengan aplikasi Coba gratis 30 hari disini.

Artikel Terkait